L'offre Dématérialisation

La dématérialisation

Pourquoi dématérialiser vos documents ?

Votre entreprise doit gérer des flux documentaires entrants issus de fournisseurs et de clients (factures, courriers…). Ces échanges de documents sous forme de papier sont contraignants et lourds en traitement.

Les avantages de la transformation des documents sous forme numérique sont multiples: les documents n' occupent plus un emplacement physique, ils ne peuvent plus être perdus, ni rester inaccessibles si une personne est occupée ou absente, le temps de recherche et d'accès aux documents est considérablement réduit. Ils sont disponibles informatiquement, accessibles par plusieurs utilisateurs en même temps.

Qu’est-ce qu’une solution de dématérialisation ?

Le terme solution de dématérialisation intègre plusieurs fonctions. Les plus importantes sont la capture intelligente (numérisation et interprétation de vos documents papier), le système GED (Gestion Electronique des Documents),et le workflow documentaire.

Une solution logicielle de capture contient trois phases successives : la transformation en support numérique (capture), l’interprétation : ajout d’un contexte au document (catégories : facture, commande, contrat, courrier…) et l'indexation : après avoir récolté les informations, celles-ci sont déposées dans des index.Les index sont des zones de stockage d’information qui permettent d’identifier et de retrouver les documents dans le système de Gestion Electronique Documentaire (GED)

La GED ou Gestion Electronique des Documents est une base d'informations documentaire qui permet le stockage intelligent des données dématérialisées avec des fonctions d'archivage et des liens automatiques entre les documents à l'aide d'index. L'accès aux informations de la GED peuvent être différentiés par utilisateur en fonction des règles de confidentialité et de sécurité définies par l'entreprise.

Le workflow documentaire est une image électronique dynamique des flux d'activité documentaire de l'entreprise, qui permet de réaliser des tâches en parallèle sur les documents , de les transférer d'un service à un autre pour un traitement particulier, d'assurer leur traçabilité dans leurs différentes étapes de traitement.

Quels sont les différents types de documents que l’on peut numériser ?

Trois types de documents peuvent être numérisés :

1)    Les documents structurés : ce sont les documents où chaque position doit contenir une information précise 

2)    Les documents semi-structurés : ce sont des documents qui contiennent une partie structurée (par exemple, l’entête d’une facture) et une partie variable. Les documents semi-structurés peuvent être des factures, des commandes, des avoirs…

3)    Les documents non-structurés (free form) : les documents non-structurés sont typiquement les lettres. 

Quelle solution logicielle choisir ?

Il existe plusieurs solutions logicielles sur le marché : OP&CS identifie avec son client ses besoins exacts présents et futurs, pour trouver la solution logicielle la plus adaptée. Chaque solution logicielle a ses points forts et ses points faibles. Certaines sont plus axées sur l’interprétation, sur l’indexation ou sur l'archivage. Il faut trouver le juste équilibre en fonction de chaque besoin particulier et choisir la solution logicielle la mieux adaptée.

OP&CS sur le marché de la dématérialisation

Quelle est la position d’OP&CS dans le marché de la dématérialisation ?

OP&CS est un intégrateur de logiciels.

Nous choisissons la solution logicielle appropriée, réalisons les développements nécessaires pour répondre aux spécifications, puis l’intégrons au système informatique du client.  Une période de garantie est comprise dans le prix de la prestation. 

Les atouts d’OP&CS sur le marché de la dématérialisation :

-L' expertise fonctionnelle et technique ainsi que la réputation de notre équipe dématérialisation sur le marché. En particulier, OP&CS est partenaire Gold de Kofax Ce partenariat privilégié avec Kofax  garantit le plus niveau d'expertise des consultants d' OP&CS sur la gamme des logiciels Kofax. 

-La maîtrise du métier d' intégrateur. Nous maitrisons le projet de A à Z dans toutes ses étapes ce qui réduit au maximum les risques de dérapage inhérents à tout projet d'ingénierie. De plus, une grande importance est accordée à l’accompagnement du client et à l'adaption à ses contraintes. 

-Les tarifs concurentiels de nos prestations d'intégration et de TMA (tierce maintenance applicative) qui s'expliquent par la forte productivité de nos équipes et l'adéquation certaine du projet livré aux besoins du client.

Qu’est-ce qu’un contrat de TMA ?

Si vous le souhaitez, OP&CS vous propose une solution tranquilité  pour faire vivre votre application dans la durée:

Vous souscrivez alors à un  abonnement  de service vous permettant de faire appel à OP&CS pour tout besoin de support, avec un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

OPCS 

Tour Orion
12-16 rue de Vincennes
F- 93100 MONTREUIL
Tél : 0820 25 54 06